ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

TRI FIT S.A

INTRODUCCIÓN

El presente proyecto se redacta con carácter de trabajo final de la asignatura Gestión de los sistemas de información y telecomunicaciones en el cual evidenciamos la apropiación y aplicación de los conceptos aprendidos durante el desarrollo del curso; la estructura del trabajo consta de las diferentes áreas de la estructura de la compañía TRIFIT S.A en el cual se implementó la metodología sistémica de ERP (Enterprise Resource Planning).

TRIFIT S.A es una empresa de logística Colombiana, que opera en la extensión del territorio Colombiano, en el cual su casa matriz está ubicada en Santiago de Cali; esta empresa se asocia mediante un modelo de agencia miento comercial con Avianca para manejar el área logística de la aerolínea bajo la marca DEPRISA.

En los documentos anexos a continuación, se plasma información analizada de la empresa por áreas principales; dicha información recopila procesos, actividades específicas, metodología implementada y la respectiva retroalimentación de implementar el sistema “Alertran”, el cual interconecta el área de logística, el área comercial y el área administrativa, permitiendo trabajar a sus colaboradores en simultánea, adquiriendo información actualizada, de fácil acceso y en tiempo real.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

La inserción de las organizaciones en los entornos cada vez más competitivo y la necesidad de desenvolverse   en el medio que operan, soportan cada vez la demanda de sistemas informáticos de gestión. Actualmente en las compañías, se ha obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las distintas áreas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio. a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los tiempos de logística, etc.

Consideramos que ERP es un conjunto de software, hardware y recursos humanos por ello aunque se hable de un software, tenemos en mente un sistema integrado completo que permite gestionar todos los procesos de una organización.

Los Sistemas Integrados de Gestión (ERP) surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción, en sus distintas versiones (MRP: Material requirements planning, de los años 70; MRP: Manufacturing Resources Planning, de los años 80); programas de contabilidad y aplicaciones de gestión de la facturación.

Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información de los distintos departamentos y áreas funcionales.

Fuente: Elaboración Propia

EL DESARROLLLO Y LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA EN TRIFIT S.A

En principio, expondremos que TRI FIT S.A es el agente autorizado por Avianca para manejar la gestión logística de correo, bajo la marca comercial DEPRISA; utilizada para la oferta de servicios de mensajería y carga. La integración a nivel de procesos en la compañía demanda una herramienta que permita integrar la operación logística, comercial y administrativa de la venta de servicios de manejo de mercancía nacional e internacional.

Alertran es el sistema implementado por TRIFIT S.A para hacer frente a los requerimientos de sus clientes, empleando plataformas de servicio de información en tiempo real que permiten obtener información precisa de las generalidades del envío; siendo esta la principal característica por la cual se tomó la decisión de implementar la herramienta, se vislumbra que la organización ha entendido que puede trabajar en redes interconectadas. Por ello el sistema fue modificado en aras de integrar cada una de las dependencias de la empresa, permitiendo su trabajo de forma conjunta y con información actualizada.

El desarrollo y puesta en marcha del proyecto se desarrolló bajo un programa llamado PDT (Proceso de transformación Deprisa), el cual consistía en un conjunto de nuevas prácticas de uso que permitirían gestionar con solvencia el sistema, un programa piloto de prueba durante dos días y una política de trabajo llamada CONECTA2.

Principales estrategias de Implementación

§  Capacitación de los Colaboradores.

En principio, este planteamiento parece el más lógico para mejorar la productividad, ya que se basa en una división y especialización del trabajo, de manera que cada área de la empresa se encarga de las diversas actividades organizacionales, sirviendo de apoyo para la gestión financiera y la toma de decisiones administrativa. La introducción de la sistematización en red  Deprisa permitió dar soporte a cada uno de estos departamentos y áreas funcionales de forma aislada.

§  DEPRISA NET: Plataforma de trabajo integrado.

   

§  DEPRISA COURRIER (Logística de entrega)

Con el objetivo de brindar un correcto manejo a las incidencias presentadas con los envíos y en cumplimento a los exigido por la ley, se definen las siglas de novedades en la prueba de entrega.

CD: Domicilio cerrado

DES: Destinatario Ausente

REH: Rehusado

NRS: No Reside

NRC: No reclamado

DE: Desconocido

En consecuencia, cada departamento se centra en la función que tiene asignada sin perder la visión global de las actividades de la organización. La separación entre las distintas funciones facilita la comunicación interdepartamental y el flujo de actividades que se desarrollen en niveles más altos de la empresa.

GESTIÓN COMERCIAL
El área comercial como en la mayoría de las empresas y en nuestro caso DEPRISA, es el área que integra la gestión de mercadeo y ventas, fundamentales para lograr un desarrollo empresarial mediante servicio al cliente, pre – ventas, venta y pos-venta, manejo de relaciones y demás aspectos del CRM (Customer Relationship Management).
Mediante el enfoque de PTD el área comercial de deprisa integra las TIC a los procesos de gestión de mercadeo y ventas con el fin ·       Facilitar la información y optimizar tiempos  recursos ·       Poder crear auto gestión en los requerimientos. ·       Mejorar la cadena de valor ·       Por ultimo poder integrar cada área en un claro enfoque de ERP.
¿Cómo apoya DEPRISA su área comercial con sus procesos logísticos?  La  empresa Deprisa, plantea una dinámica de evaluación comercial basada en la recolección de datos históricos mediante los procesos de facturación (Inherente al área logística) y uso de plataformas tecnológicas como:
Dentro del manejo que Deprisa le da a estos datos recolectados, cabe destacar la creación de políticas y estrategias comerciales orientadas a la satisfacción de los clientes, perfeccionamiento del servicio; dentro de estas políticas cabe destacar.
POLÍTICA ESPECÍFICA DE SEGMENTACIÓN DE CLIENTES DEPRISA
OBJETIVO	Contar con un esquema estandarizado que permita evaluar las características de los clientes corporativos de Deprisa, determinando el valor de éstos bajo criterios relevantes para el negocio, con miras a ofrecerles atributos preferenciales de servicio para ganar su lealtad.
ALCANCE	Incluye empresas clientes con acuerdo corporativo, en servicios de mensajería doméstica e internacional, paquetes y/o carga.
COMUNICACIÓN INTERNA El área de mercadeo es la encargada de administrar la base de clientes y notificar mensualmente los cambios en la misma a las distintas áreas de organización El área Comercial deberá garantizar que la categoría asignada a cada cliente se mantenga actualizada en el sistema ALERTRAN, permitiéndole a las otras áreas identificar la segmentación de clientes en sus procesos.		ALCANCE EXTERNO Esta segmentación NO PUEDE SER DIVULGADA A LOS CLIENTES. Toda la información contenida en este documento es exclusivamente de uso interno de la organización. En área de mercadeo es la encargada de evaluar la conveniencia de ejecutar una comunicación externa y darle un manejo adecuado al tema.
Mediante los datos obtenidos en los últimos dos semestres en registros de facturación, deprisa realiza una evaluación semestral de los clientes corporativos, mediante una segmentación de acuerdo a los hábitos de compra y volúmenes, segmentándolos por su valor de mayor a menos según su orden (Clientes, diamante, oro, plata y bronce). Esta segmentación, se renovará mensualmente  por parte del área de Mercadeo, en los meses de Febrero y Agosto de cada año.
¿Deprisa maneja la información en tiempo real? El manejo de la información en tiempo real es una de las necesidades actuales de las organizaciones y los “STAKEHOLDERS” relacionados a ella, por ende muchas organizaciones al implementado plataformas y sistemas de comunicación que le permiten mantener un flujo constante de la información dentro y fuera de ella. Deprisa es una de estas organizaciones anteriormente mencionadas ya que implementa canales de información dispuesta para los clientes como:
Estos canales de información les permiten a clientes y usuarios poder adquirir información acerca de la empresa y sus productos de forma general y personalizada; pero dentro de estos canales de comunicación cabe destacar la creación del sistema virtual llamado “CONECTA2”. Esta herramienta web permitiré a los clientes corporativos acceder con usuario y contraseña personalizada a un portal creando exclusivamente para ellos en el que podrán: ü  Efectuar la gestión de sus envíos ü  Solicitar recolecciones ü  Monitorear y responder incidencias ü  Cotizar sus envíos a las tarifas asociadas ü  Realizar los respectivos seguimientos y reportes ü  Una herramienta efectiva para que los clientes optimicen su tiempo y recursos, operando en un mismo lugar todos sus productos.
De acuerdo al anterior orden de ideas, la empresa DEPRISA  integra de forma positiva el enfoque de ERP en su estructura y procesos ya que le permite al área comercial. ü  Comunicar estrategias y políticas a lo largo de la cadena productiva y demás áreas de la organización. ü  Identificar y conocer los clientes con mayor rentabilidad y volumen ü  Modificar servicios de acuerdo a las necesidades de los clientes. ü  Integrar y enfocar los procesos y políticas del área comercial con los de toda la organización. ü  Lograr un crecimiento sostenible, sin dejar  a un lado la eficiencia en todos sus procesos. ü  Eliminar proceso innecesarios ü  Reducir costos al contar con una imagen acertada y completa de la situación real del área comercial. ü  Estandarizar procesos del áreas comercial

GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Los Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), son sistemas que emplean la tecnología de información para integrar los procesos empresariales, a través de la información de los distintos departamentos y áreas funcionales, para soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa.

La Marca Comercial DEPRISA, creada el 20 de Mayo de 2002, por las aerolíneas Avianca, Sam y Aces, es una organización destacada a nivel Nacional por contar con un sistema ERP eficiente y eficaz llamado “Alertran”; este software dispone de módulos específicos para cubrir las exigencias de cada una de las áreas funcionales de la empresa, de tal manera que crean un flujo de trabajo  dinámico entre los distintos clientes corporativos y/o usuarios. Este flujo permite evitar tareas repetitivas, y mejorar la comunicación en tiempo real entre todas las áreas que integran la empresa.

Alertran es un sistema pensado y diseñado para mejorar la productividad de operación y fortalecer la calidad del servicio en DEPRISA, pues la nueva realidad de la distribución y entrega al usuario final en Colombia es contar con un servicio eficiente, de calidad y en el menor tiempo posible. Como consecuencia del negocio de E-Commerce y el mercado B2C y C2C; este sistema permite la grabación, recogida, venta, facturación y cobro de los servicios logísticos nacionales e internacionales.

El crecimiento del e-commerce es uno de los grandes desafíos en la distribución y venta de los próximos años, por lo cual para ser competitivo, se debe disponer de herramientas que ofrezcan soluciones a los puntos de conveniencia y agencias cercanas que el usuario final requiere. Debido a esto, DEPRISA en su afán de seguir siendo marca líder en el envío de carga y documentos, implementó  Alertran, que es una aplicación 100% Web, que gestiona los siguientes procesos:

• Entrega de paquetes y documentos.
• Recogida/facturación de envíos.
• Etiquetaje, packing list.
• Grupajes.
• Almacenaje y Distribución.
• Control de Cobros y Caja.
• Gestión de stock de los artículos comerciales.
• Gestión de inventario.

Se trata de una aplicación hacía y para el público de mostrador que requiere gran velocidad en el proceso; facilidad de introducción de datos y disponibilidad de funciones complementarias para dar respuesta en el mínimo tiempo posible y todo ello lo encontramos  integrado en Alertran con trazabilidad y visibilidad total en toda la cadena de transporte.

De acuerdo con los datos publicados por DEPRISA en su página oficial en internet, después de la implementación del sistema Alertran durante el segundo trimestre del año la organización superó en 2,8 puntos porcentuales la meta establecida en envíos nacionales, que era del 93,0% y que alcanzó en un 93,7%; así mismo durante el segundo trimestre del año deprisa superó en 3.5 puntos porcentuales la meta establecida para envíos internacionales, la cual era del 92% y que alcanzo en un 95,9%. Lo anterior refleja la efectividad del programa implementado y un crecimiento de la compañía en cuanto a sus operaciones.

Para DEPRISA la implementación de este sistema ERP ha traído consigo estructura, mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad. Se han logrado integrar todas las áreas de la organización de manera que ésta tiene más control sobre su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y auditoría; lo que ha permitido disponer de una solución integrada para algunas de las funciones de la organización, lo cual garantiza la actualización continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geográficas donde se ubique la organización, mejorando así el proceso de toma de decisiones administrativas.

El éxito de esta herramienta no sería posible sin el capital humano cualificado con el que cuenta DEPRISA; cada unidad de mando con su grupo de colaboradores son los encargados de transmitir el conocimiento. Se destacan programas como Conecta2 y TPV, en los cuales hay una sincronización de la información y una constante interactividad, sin las cuales no sería posible el discernimiento o comprensión de los cambios que se realizan.

¿Un sistema ERP es importante para la toma de decisiones en una organización?

Además de seleccionar el ERP que mejor se adapte a la organización, se deben considerar  dos factores básicos para que el proyecto tenga éxito, por una parte la presencia de liderazgo por parte de la Gerencia y por otra una adecuada gestión de los recursos humanos.

La gestión debe comenzar por ser previsiva, planificadora, organizativa, integradora para promover una toma de decisiones eficaz; para ello es conveniente replantear los procesos de negocio antes de proceder a la automatización.

Los sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los distintos departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que constituyen la cadena de valor. En DEPRISA hay que tener en cuenta que la cadena de valor sobrepasa los límites de la empresa, ya que incluye tanto a las actividades realizadas por los proveedores, como  las propias del canal de distribución. De esta forma, se produce una integración vertical de actividades hasta llegar al cliente final.

 La satisfacción del cliente en DEPRISA depende del resultado completo de toda la cadena de valor y, por lo tanto, no llega con gestionar eficaz y eficiente las actividades de la empresa, sino que es necesario preocuparse de la gestión global de la cadena de valor, en estrecha relación con los proveedores y con el canal de distribución.

Por este motivo, el sistema Alertran incluyen el soporte y la integración de las actividades de los proveedores y los distribuidores,SCM (Supply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Management). De la misma manera la gestión por procesos implica una visión “horizontal” del funcionamiento de la empresa, en donde las unidades organizativas pasan a ser consideradas como eslabones de la cadena de prestación de servicios. De este modo, la empresa ya no se centra en sí misma, sino en el cliente, y en sus necesidades.

Ha sido tal el éxito de Alertran en deprisa, que los procesos se han optimizado, los parámetros de calificación se han rebasado, lo que ha hecho de DEPRISA una organización atractiva para importantes empresas internacionales como Ups y TNT.

GESTIÓN LOGÍSTICA

En este momento, la logística se convierte en una ventaja competitiva para las empresas, pues de su desarrollo salen infinidad de oportunidades rentables, de eficiencia, de eficacia y diferenciación. Es por ello que la logística no se puede ver como una parte dentro de toda empresa, sino como un área que facilita e integra procesos y recursos para disponer de los productos oportunamente que el mercado requiere, en lugar correcto y con un costo sensato.

La logística integral al interior y exterior de la organización, permite configurar la cadena de distribución desde el productor hasta el consumidor pasando por los operadores logísticos y por los variados canales de distribución.

Se puede decir que la logística por si sola depende de la efectividad del comercio de productos y servicios entre clientes y proveedores, mientras que la logística integral depende de la gestión de una cadena de abastecimiento que avanza a la competitividad de un país.

La logistica se ha convertido en una ventaja competitiva en la actualidad, alta competencia, mayor exigencia de los clientes; que esto lleva a las empresas a ser mas eficientes y productivas en los diferentes procesos de la cadena de abastecimiento para asi ser mas competitivos con la competencia.

¿Cómo la implementación de un sistema ERP ha mejorado la productividad de la gestión logística?

El objetivo principal que persigue la empresa al implantar un ERP es mejorar su organización interna. Según va surgiendo el proceso de implantación los objetivos van cambiando debido a que se empiezan a observar las capacidades del nuevo sistema. A parte de mejorar la organización también se puede compartir datos entre los clientes (CRM) y los proveedores (SCM), cosa que reduce notablemente el tiempo y mejora la competitividad de la empresa.

Algunos de los motivos del fracaso de esta implantación son el coste, el tiempo, el rechazo por parte de los usuarios o que se ha encontrado otro fabricante que se adapta mejor al proceso de negocio de la empresa.

A medida que la implementación del sistema va avanzando, TRI FIT S.A. ofrece un servicio que permite saber en qué estado se encuentra el proceso (qué hay que reforzar o qué puede estar fallando). De este seguimiento dependen tanto el cumplimiento de los objetivos de la empresa como el futuro éxito de ésta. Siempre es bueno contar con un asesor externo experimentado, que realice una evaluación rápida de la situación e identifique los puntos que deben mejorarse.

En este caso, los beneficios obtenidos con la implementación ERP fueron, entre otros: el ahorro en costos operacionales de hasta un 30% más; un mejor acceso a la información por parte de cualquiera de los ejecutivos de la empresa; y una solución global para todas las subsidiarias Deprisa en asociación con Avianca

Las ventajas que ofrece esta implementación que adecua el sistema ERP son diversas. Si este sistema está bien integrado y la implementación se realiza de acuerdo con la metodología y el alcance propuesto, los beneficios se ven   reflejados en todas las áreas y procesos de la empresa: visualización de la operación en toda la cadena productiva; eficiencia en la toma de decisiones; incremento de la productividad y la competitividad; reducción de costos; y concentración en tareas más estratégicas. Pero hay una ventaja más importante, derivada de las anteriores: crecimiento y recuperación de la empresa.

Las empresas grandes, medianas o pequeñas están obligadas a considerar la tecnología como una herramienta fundamental para su crecimiento y su desarrollo, independiente del valor de su facturación anual o el número de empleados, de que tenga sucursales o no; es cierto que el solo hecho de adquirir un sistema empresarial ERP no garantiza el retorno de la inversión por el costo del software ni el cumplimiento de los objetivos propuestos. La empresa, como un todo integral, debe dirigir sus esfuerzos para sacarle el mejor provecho al sistema empresarial ERP que prefiera.

Al implementar correctamente un ERP, incluyendo los mejores proveedores para las necesidades de la empresa, con objetivos claros y el adecuado entrenamiento del recurso humano se obtendrá:

·       Eficiencia en la toma de decisiones

·       Incremento de la productividad y competitividad

·       Valor diferenciado

·       Reducción de costos

·       Aumento del portafolio de productos o servicios

·       Crecimiento y recuperación de la empresa

IMPACTO DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS ERP

En Conclusión Hoy en día en el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes.

El mundo empresarial es altamente competido, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado que sólo las más eficientes logren el éxito.  A pesar de estar en un buen negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar la situación en la que se encuentran, es muy común que un manejo de la información les traiga pérdidas importantes y por lo tanto ineficiencia.

Una posible solución para mejorar en estos aspectos es la implementación de un ERP.

Para la implementación efectiva de un ERP es importante estar conscientes de:

· Se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación.
· Se deben erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología.
· Mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema.

· Ser pacientes, la implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo.

Existe una gran variedad de ERP`s en mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minuciosos de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a tipos de mercado en particular.

Algunas de las ventajas de implementar un ERP` en la empresa son las siguientes:

· Reducción de costos.

· Agilización en las operaciones del Negocio. 

· Mejor administración de la información.

· Integra la cadena de abastecimiento, producción y procesos administrativos.
· Unifica las bases de datos. 

·Incrementa la comunicación y colaboración alrededor del mundo.
·Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios.

Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:

· Son muy caros.

· Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.

· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.

· Hay pocos expertos en ERP`s.

En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes.

Autores:

                                                Geraldine Moncada S.

                                             Jennifer Martínez M.

                                               Valentina Cárdenas A.

                                         John Edward Nieto

                                              Oscar Andrés Herrera

                                                Hanner Alexander Ortiz