ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
TRI FIT S.A
INTRODUCCIÓN
El presente proyecto se redacta
con carácter de trabajo final de la asignatura Gestión de los sistemas de
información y telecomunicaciones en el cual evidenciamos la apropiación y
aplicación de los conceptos aprendidos durante el desarrollo del curso; la
estructura del trabajo consta de las diferentes áreas de la estructura de la
compañía TRIFIT S.A en el cual se implementó la metodología sistémica de ERP
(Enterprise Resource Planning).
TRIFIT S.A es una empresa de
logística Colombiana, que opera en la extensión del territorio Colombiano, en
el cual su casa matriz está ubicada en Santiago de Cali; esta empresa se asocia
mediante un modelo de agencia miento comercial con Avianca para manejar el área
logística de la aerolínea bajo la marca DEPRISA.
En los documentos anexos a
continuación, se plasma información analizada de la empresa por áreas
principales; dicha información recopila procesos, actividades específicas, metodología
implementada y la respectiva retroalimentación de implementar el sistema
“Alertran”, el cual interconecta el área de logística, el área comercial y el
área administrativa, permitiendo trabajar a sus colaboradores en simultánea,
adquiriendo información actualizada, de fácil acceso y en tiempo real.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
La
inserción de las organizaciones en los entornos cada vez más competitivo y la
necesidad de desenvolverse en el medio
que operan, soportan cada vez la demanda de sistemas informáticos de gestión. Actualmente
en las compañías, se ha obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a
facilitar la integración de las distintas áreas funcionales, con el objetivo de
poder ofrecer un mejor servicio. a los clientes, reducir los plazos de entrega,
minimizar los tiempos de logística, etc.
Consideramos
que ERP es un conjunto de software,
hardware y recursos humanos por ello aunque se hable de un software, tenemos en
mente un sistema integrado completo que permite gestionar todos los procesos de
una organización.
Los
Sistemas Integrados de Gestión (ERP) surgen en los años noventa como una evolución
de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y
planificación de la producción, en sus distintas versiones (MRP: Material requirements
planning, de los años 70; MRP: Manufacturing Resources Planning, de los años 80);
programas de contabilidad y aplicaciones de gestión de la facturación.
Los
sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestión
de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la
información de los distintos departamentos y áreas funcionales.
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EL DESARROLLLO Y LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA EN TRIFIT
S.A
En
principio, expondremos que TRI FIT S.A es el agente autorizado por Avianca para
manejar la gestión logística de correo, bajo la marca comercial DEPRISA; utilizada para la
oferta de servicios de mensajería y carga.
La integración a nivel de procesos en la compañía demanda una herramienta que
permita integrar la operación logística, comercial y administrativa de la venta
de servicios de manejo de mercancía nacional e internacional.
Alertran
es el sistema implementado por TRIFIT S.A para hacer frente a los
requerimientos de sus clientes, empleando plataformas de servicio de
información en tiempo real que permiten obtener información precisa de las
generalidades del envío; siendo esta la principal característica por la cual se
tomó la decisión de implementar la herramienta, se vislumbra que la
organización ha entendido que puede trabajar en redes interconectadas. Por ello
el sistema fue modificado en aras de integrar cada una de las dependencias de
la empresa, permitiendo su trabajo de forma conjunta y con información
actualizada.
El
desarrollo y puesta en marcha del proyecto se desarrolló bajo un programa
llamado PDT (Proceso de transformación Deprisa), el cual consistía en un
conjunto de nuevas prácticas de uso que permitirían gestionar con solvencia el
sistema, un programa piloto de prueba durante dos días y una política de
trabajo llamada CONECTA2.
Principales estrategias de Implementación
§
Capacitación de
los Colaboradores.
En
principio, este planteamiento parece el más lógico para mejorar la
productividad, ya que se basa en una división y especialización del trabajo, de
manera que cada área de la empresa se encarga de las diversas actividades organizacionales,
sirviendo de apoyo para la gestión financiera y la toma de decisiones
administrativa. La introducción de la sistematización en red Deprisa permitió dar soporte a cada uno de
estos departamentos y áreas funcionales de forma aislada.
§
DEPRISA NET:
Plataforma de trabajo integrado.
§
DEPRISA COURRIER
(Logística de entrega)
Con
el objetivo de brindar un correcto manejo a las incidencias presentadas con los
envíos y en cumplimento a los exigido por la ley, se definen las siglas de
novedades en la prueba de entrega.
CD: Domicilio
cerrado
DES:
Destinatario Ausente
REH:
Rehusado
NRS: No
Reside
NRC: No
reclamado
DE:
Desconocido
En
consecuencia, cada departamento se centra en la función que tiene asignada sin
perder la visión global de las actividades de la organización. La separación
entre las distintas funciones facilita la comunicación
interdepartamental y el flujo de actividades que se desarrollen en niveles más
altos de la empresa.
GESTIÓN COMERCIAL
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El área comercial
como en la mayoría de las empresas y en nuestro caso DEPRISA, es el área que
integra la gestión de mercadeo y ventas, fundamentales para lograr un
desarrollo empresarial mediante servicio al cliente, pre – ventas, venta y
pos-venta, manejo de relaciones y demás aspectos del CRM (Customer
Relationship Management).
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Mediante el
enfoque de PTD el área comercial de deprisa integra las TIC a los procesos de
gestión de mercadeo y ventas con el fin
·
Facilitar la
información y optimizar tiempos
recursos
·
Poder crear
auto gestión en los requerimientos.
·
Mejorar la
cadena de valor
·
Por ultimo
poder integrar cada área en un claro enfoque de ERP.
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¿Cómo apoya
DEPRISA su área comercial con sus procesos logísticos?
La empresa Deprisa, plantea una dinámica de
evaluación comercial basada en la recolección de datos históricos mediante
los procesos de facturación (Inherente al área logística) y uso de
plataformas tecnológicas como:
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Dentro del manejo
que Deprisa le da a estos datos recolectados, cabe destacar la creación de políticas
y estrategias comerciales orientadas a la satisfacción de los clientes,
perfeccionamiento del servicio; dentro de estas políticas cabe destacar.
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POLÍTICA
ESPECÍFICA DE SEGMENTACIÓN DE CLIENTES DEPRISA
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OBJETIVO
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Contar con un esquema
estandarizado que permita evaluar las características de los clientes
corporativos de Deprisa, determinando el valor de éstos bajo criterios
relevantes para el negocio, con miras a ofrecerles atributos preferenciales
de servicio para ganar su lealtad.
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ALCANCE
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Incluye empresas
clientes con acuerdo corporativo, en servicios de mensajería doméstica e
internacional, paquetes y/o carga.
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COMUNICACIÓN
INTERNA
El área de mercadeo es la encargada de administrar la base de clientes
y notificar mensualmente los cambios en la misma a las distintas áreas de
organización
El área Comercial
deberá garantizar que la categoría asignada a cada cliente se mantenga
actualizada en el sistema ALERTRAN, permitiéndole a las otras áreas
identificar la segmentación de clientes en sus procesos.
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ALCANCE
EXTERNO
Esta segmentación
NO PUEDE SER DIVULGADA A LOS CLIENTES. Toda la información contenida en este
documento es exclusivamente de uso interno de la organización.
En área de
mercadeo es la encargada de evaluar la conveniencia de ejecutar una
comunicación externa y darle un manejo adecuado al tema.
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Mediante los datos obtenidos en los últimos dos semestres en registros
de facturación, deprisa realiza una evaluación semestral de los clientes
corporativos, mediante una segmentación de acuerdo a los hábitos de compra y
volúmenes, segmentándolos por su valor de mayor a menos según su orden
(Clientes, diamante, oro, plata y bronce).
Esta
segmentación, se renovará mensualmente
por parte del área de Mercadeo, en los meses de Febrero y Agosto de
cada año.
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¿Deprisa
maneja la información en tiempo real?
El manejo de la información en tiempo real es una de las necesidades
actuales de las organizaciones y los “STAKEHOLDERS” relacionados a ella, por
ende muchas organizaciones al implementado plataformas y sistemas de
comunicación que le permiten mantener un flujo constante de la información
dentro y fuera de ella.
Deprisa es una de estas organizaciones anteriormente mencionadas ya que
implementa canales de información dispuesta para los clientes como:
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Estos canales de información les permiten a clientes y usuarios poder
adquirir información acerca de la empresa y sus productos de forma general y
personalizada; pero dentro de estos canales de comunicación cabe destacar la
creación del sistema virtual llamado “CONECTA2”.
Esta herramienta web permitiré a los clientes corporativos acceder con
usuario y contraseña personalizada a un portal creando exclusivamente para
ellos en el que podrán:
ü Efectuar la gestión de
sus envíos
ü Solicitar recolecciones
ü Monitorear y responder
incidencias
ü Cotizar sus envíos a las
tarifas asociadas
ü Realizar los respectivos
seguimientos y reportes
ü Una herramienta efectiva
para que los clientes optimicen su tiempo y recursos, operando en un mismo
lugar todos sus productos.
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De acuerdo al
anterior orden de ideas, la empresa DEPRISA
integra de forma positiva el enfoque de ERP en su estructura y
procesos ya que le permite al área comercial.
ü Comunicar estrategias y políticas a lo largo de la
cadena productiva y demás áreas de la organización.
ü Identificar y conocer los clientes con mayor
rentabilidad y volumen
ü Modificar servicios de acuerdo a las necesidades de
los clientes.
ü Integrar y enfocar los procesos y políticas del
área comercial con los de toda la organización.
ü Lograr un crecimiento sostenible, sin dejar a un lado la eficiencia en todos sus
procesos.
ü Eliminar proceso innecesarios
ü Reducir costos al contar con una imagen acertada y
completa de la situación real del área comercial.
ü Estandarizar procesos del áreas comercial
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GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Los
Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning), son sistemas que emplean la
tecnología de información para integrar los procesos empresariales, a través de
la información de los distintos departamentos y áreas funcionales, para
soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa.
La
Marca Comercial DEPRISA, creada el 20 de Mayo de 2002, por las aerolíneas
Avianca, Sam y Aces, es una organización destacada a nivel Nacional por contar
con un sistema ERP eficiente y eficaz llamado “Alertran”; este software dispone
de módulos específicos para cubrir las
exigencias de cada una de las áreas funcionales de la empresa, de tal manera
que crean un flujo de trabajo dinámico
entre los distintos clientes corporativos y/o usuarios. Este flujo permite
evitar tareas repetitivas, y mejorar la comunicación en tiempo real entre todas
las áreas que integran la empresa.
Alertran es un sistema pensado y diseñado para
mejorar la productividad de operación y fortalecer la calidad del servicio en
DEPRISA, pues la nueva realidad de la distribución y entrega al usuario final
en Colombia es contar con un servicio eficiente, de calidad y en el menor
tiempo posible. Como consecuencia del negocio de E-Commerce y el mercado B2C y
C2C; este sistema permite la grabación, recogida, venta, facturación y cobro de
los servicios logísticos nacionales e internacionales.
El crecimiento del e-commerce es uno de los grandes
desafíos en la distribución y venta de los próximos años, por lo cual para ser
competitivo, se debe disponer de herramientas que ofrezcan soluciones a los
puntos de conveniencia y agencias cercanas que el usuario final requiere. Debido
a esto, DEPRISA en su afán de seguir siendo marca líder en el envío de carga y
documentos, implementó Alertran, que es
una aplicación 100% Web, que gestiona los siguientes procesos:
- Entrega de paquetes y documentos.
- Recogida/facturación de envíos.
- Etiquetaje, packing list.
- Grupajes.
- Almacenaje y Distribución.
- Control de Cobros y Caja.
- Gestión de stock de los artículos comerciales.
- Gestión de inventario.
Se trata de una aplicación hacía y para el público de mostrador que requiere gran velocidad en el proceso; facilidad de introducción de datos y disponibilidad de funciones complementarias para dar respuesta en el mínimo tiempo posible y todo ello lo encontramos integrado en Alertran con trazabilidad y visibilidad total en toda la cadena de transporte.
De
acuerdo con los datos publicados por DEPRISA en su página oficial en internet,
después de la implementación del sistema Alertran durante el segundo trimestre
del año la organización superó en 2,8 puntos porcentuales la meta establecida
en envíos nacionales, que era del 93,0% y que alcanzó en un 93,7%; así mismo
durante el segundo trimestre del año deprisa superó en 3.5 puntos porcentuales
la meta establecida para envíos internacionales, la cual era del 92% y que
alcanzo en un 95,9%. Lo anterior refleja la efectividad del programa
implementado y un crecimiento de la compañía en cuanto a sus operaciones.
Para
DEPRISA la implementación de este sistema ERP ha traído consigo estructura,
mejoramiento de la productividad y aumento la competitividad. Se han logrado
integrar todas las áreas de la organización de manera que ésta tiene más
control sobre su operación, estableciendo lazos de cooperación y coordinación
entre los distintos departamentos, facilitando el proceso de control y
auditoría; lo que ha permitido disponer de una solución integrada para algunas
de las funciones de la organización, lo cual garantiza la actualización
continua e inmediata de los datos en las diversas zonas geográficas donde se
ubique la organización, mejorando así el proceso de toma de decisiones
administrativas.
El
éxito de esta herramienta no sería posible sin el capital humano cualificado
con el que cuenta DEPRISA; cada unidad de mando con su grupo de colaboradores
son los encargados de transmitir el conocimiento. Se destacan programas como
Conecta2 y TPV, en los cuales hay una sincronización de la información y una
constante interactividad, sin las cuales no sería posible el discernimiento o
comprensión de los cambios que se realizan.
¿Un sistema ERP es importante para la toma de
decisiones en una organización?
Además
de seleccionar el ERP que mejor se adapte a la organización, se deben
considerar dos factores básicos para que
el proyecto tenga éxito, por una parte la presencia de liderazgo por parte de
la Gerencia y por otra una adecuada gestión de los recursos humanos.
La
gestión debe comenzar por ser previsiva, planificadora, organizativa,
integradora para promover una toma de decisiones eficaz; para ello es
conveniente replantear los procesos de negocio antes de proceder a la
automatización.
Los
sistemas ERP permiten integrar los flujos de información de los distintos
departamentos de la empresa y facilitan el seguimiento de las actividades que
constituyen la cadena de valor. En DEPRISA hay que tener en cuenta que la
cadena de valor sobrepasa los límites de la empresa, ya que incluye tanto a las
actividades realizadas por los proveedores, como las propias del canal de distribución. De esta
forma, se produce una integración vertical de actividades hasta llegar al
cliente final.
La satisfacción del cliente en DEPRISA depende
del resultado completo de toda la cadena de valor y, por lo tanto, no llega con
gestionar eficaz y eficiente las actividades de la empresa, sino que es
necesario preocuparse de la gestión global de la cadena de valor, en estrecha
relación con los proveedores y con el canal de distribución.
Por
este motivo, el sistema Alertran incluyen el soporte y la integración de las
actividades de los proveedores y los distribuidores,SCM (Supply Chain
Management) y CRM (Customer Relationship Management). De la misma manera la
gestión por procesos implica una visión “horizontal” del funcionamiento de la
empresa, en donde las unidades organizativas pasan a ser consideradas como
eslabones de la cadena de prestación de servicios. De este modo, la empresa ya
no se centra en sí misma, sino en el cliente, y en sus necesidades.
Ha
sido tal el éxito de Alertran en deprisa, que los procesos se han optimizado,
los parámetros de calificación se han rebasado, lo que ha hecho de DEPRISA una
organización atractiva para importantes empresas internacionales como Ups y
TNT.
GESTIÓN LOGÍSTICA
En
este momento, la logística se convierte en una ventaja competitiva para las
empresas, pues de su desarrollo salen infinidad de oportunidades rentables, de
eficiencia, de eficacia y diferenciación. Es por ello que la logística no se
puede ver como una parte dentro de toda empresa, sino como un área que facilita
e integra procesos y recursos para disponer de los productos oportunamente que
el mercado requiere, en lugar correcto y con un costo sensato.
La
logística integral al interior y exterior de la organización, permite configurar
la cadena de distribución desde el productor hasta el consumidor pasando por
los operadores logísticos y por los variados canales de distribución.
Se
puede decir que la logística por si sola depende de la efectividad del comercio
de productos y servicios entre clientes y proveedores, mientras que la
logística integral depende de la gestión de una cadena de abastecimiento que
avanza a la competitividad de un país.
La logistica se ha convertido en
una ventaja competitiva en la actualidad, alta competencia, mayor exigencia de
los clientes; que esto lleva a las empresas a ser mas eficientes y productivas
en los diferentes procesos de la cadena de abastecimiento para asi ser mas
competitivos con la competencia.
¿Cómo
la implementación de un sistema ERP ha mejorado la productividad de la gestión
logística?
El objetivo principal que persigue
la empresa al implantar un ERP es mejorar su organización interna. Según va
surgiendo el proceso de implantación los objetivos van cambiando debido a que
se empiezan a observar las capacidades del nuevo sistema. A parte de mejorar la
organización también se puede compartir datos entre los clientes (CRM) y los
proveedores (SCM), cosa que reduce notablemente el tiempo y mejora la
competitividad de la empresa.
Algunos
de los motivos del fracaso de esta implantación son el coste, el tiempo, el rechazo por parte de los usuarios o que se ha
encontrado otro fabricante que se adapta mejor al proceso de negocio de la empresa.
A medida que la implementación del sistema va avanzando, TRI
FIT S.A. ofrece un servicio que permite saber en qué estado se encuentra el
proceso (qué hay que reforzar o qué puede estar fallando). De este seguimiento
dependen tanto el cumplimiento de los objetivos de la empresa como el futuro
éxito de ésta. Siempre es bueno contar con un asesor externo experimentado, que
realice una evaluación rápida de la situación e identifique los puntos que
deben mejorarse.
En
este caso, los beneficios obtenidos con la implementación ERP fueron, entre
otros: el ahorro en costos operacionales de hasta un 30% más; un mejor acceso a
la información por parte de cualquiera de los ejecutivos de la empresa; y una
solución global para todas las subsidiarias Deprisa en asociación con Avianca
Las ventajas que ofrece esta implementación que adecua el sistema ERP son diversas. Si este sistema está bien integrado y la implementación se realiza de acuerdo con la metodología y el alcance propuesto, los beneficios se ven reflejados en todas las áreas y procesos de la empresa: visualización de la operación en toda la cadena productiva; eficiencia en la toma de decisiones; incremento de la productividad y la competitividad; reducción de costos; y concentración en tareas más estratégicas. Pero hay una ventaja más importante, derivada de las anteriores: crecimiento y recuperación de la empresa.
Las ventajas que ofrece esta implementación que adecua el sistema ERP son diversas. Si este sistema está bien integrado y la implementación se realiza de acuerdo con la metodología y el alcance propuesto, los beneficios se ven reflejados en todas las áreas y procesos de la empresa: visualización de la operación en toda la cadena productiva; eficiencia en la toma de decisiones; incremento de la productividad y la competitividad; reducción de costos; y concentración en tareas más estratégicas. Pero hay una ventaja más importante, derivada de las anteriores: crecimiento y recuperación de la empresa.
Las empresas grandes, medianas o pequeñas están obligadas a
considerar la tecnología como una herramienta fundamental para su crecimiento y
su desarrollo, independiente del valor de su facturación anual o el número de
empleados, de que tenga sucursales o no; es cierto que el solo hecho de
adquirir un sistema empresarial ERP no garantiza el retorno de la inversión por
el costo del software ni el cumplimiento de los objetivos propuestos. La empresa,
como un todo integral, debe dirigir sus esfuerzos para sacarle el mejor
provecho al sistema empresarial ERP que prefiera.
Al
implementar correctamente un ERP, incluyendo los mejores proveedores para las
necesidades de la empresa, con objetivos claros y el adecuado entrenamiento del
recurso humano se obtendrá:
·
Eficiencia en la
toma de decisiones
·
Incremento de la
productividad y competitividad
·
Valor
diferenciado
·
Reducción de
costos
·
Aumento del
portafolio de productos o servicios
·
Crecimiento y
recuperación de la empresa
IMPACTO DE LA IMPLEMENTACIÓN
DE LOS ERP
En Conclusión Hoy en
día en el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no
todos son igual de sorprendentes.
El mundo empresarial es altamente
competido, el entorno global en el que se desarrollan las empresas ha provocado
que sólo las más eficientes logren el éxito. A pesar de estar en un buen
negocio, muchas organizaciones no son capaces de aprovechar la situación en la
que se encuentran, es muy común que un manejo de la información les traiga pérdidas
importantes y por lo tanto ineficiencia.
Una posible solución para mejorar en
estos aspectos es la implementación de un ERP.
Para la implementación
efectiva de un ERP es importante estar conscientes de:
· Se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación.
· Se deben erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología.
· Mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema.
· Se requiere un trabajo colaborativo de toda la empresa para su implementación.
· Se deben erradicar los malos hábitos de trabajo, es decir tener la gente que pueda trabajar adecuadamente en el nuevo ambiente y después buscar la tecnología.
· Mantener una mentalidad de aceptación al cambio en toda la empresa, no sólo los usuarios, pues además de ellos, habrá mucha gente relacionada con los resultados de trabajar con este nuevo sistema.
· Ser pacientes, la
implementación de un sistema de este tipo implica tiempo y esfuerzo.
Existe una gran variedad de ERP`s en mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minuciosos de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a tipos de mercado en particular.
Existe una gran variedad de ERP`s en mercado, todos flexibles y adaptables a la situación de la empresa con la que trabajarán. Se debe hacer un estudio minuciosos de cuál es el que más le conviene, pues aunque son muy parecidos, hay diferencias en costos y están enfocados a tipos de mercado en particular.
Algunas de las ventajas de implementar un ERP` en la empresa son las siguientes:
· Reducción de costos.
· Agilización en las
operaciones del Negocio.
· Mejor administración
de la información.
· Integra la cadena de
abastecimiento, producción y procesos administrativos.
· Unifica las bases de datos.
· Unifica las bases de datos.
·Incrementa la
comunicación y colaboración alrededor del mundo.
·Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:
· Son muy caros.
·Ayuda a integrar múltiples sitios de unidades de negocios.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas:
· Son muy caros.
· Requiere cambios en
la compañía y procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en ERP`s.
En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes.
Autores:
Geraldine Moncada S.
Jennifer Martínez M.
Valentina Cárdenas A.
John Edward Nieto
Oscar Andrés Herrera
Hanner Alexander Ortiz
